Zeiterfassung und Zeitwirtschaft: Software im Überblick

Was Zeitwirtschaft leistet

Beschäftigte buchen Kommen, Gehen und Pausen – am Terminal, im Browser, per App oder über Projektbuchungen. Das System gleicht die erfassten Zeiten mit Arbeitszeitmodellen ab, führt Gleitzeit- und Überstundenkonten und berechnet Zuschläge. Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit fließen in die Konten ein. Führungskräfte prüfen Korrekturen und geben Zeiten frei.

Arbeitszeiten müssen in Deutschland erfasst werden; die Zeitwirtschaft liefert dafür den Nachweis und macht Verstöße gegen Ruhe- und Höchstarbeitszeiten sichtbar. Über die Dokumentation hinaus entstehen Auswertungen zu Auslastung, Mehrarbeit und Projektaufwänden. Im Schichtbetrieb zeigt der Abgleich von geplanter und geleisteter Zeit, wie gut die Planung trägt.

Worauf es bei der Zeiterfassung ankommt

Die Anforderungen hängen stark von Arbeitszeitmodellen und Arbeitsorten ab. Folgende Punkte sollten geklärt sein:

• Erfassungswege: Terminal, Smartphone, Browser oder Projektbuchung – passend für Büro, Außendienst und Produktion, bei Bedarf auch offline.
• Regelwerk: Abbildung von Gleitzeit, Schicht, Vertrauensarbeitszeit, Tarif- und Betriebsvereinbarungen ohne Sonderprogrammierung.
• Integrationen: Übergabe an Payroll, Anbindung an HR-Stammsystem, Einsatzplanung und Projektsysteme.
• Datenschutz: DSGVO-konforme Speicherung, Rollenrechte, Hosting-Standort und Mitbestimmung des Betriebsrats.
• Betrieb: Hardware für Terminals, Einführungsaufwand, Support und Preis je Beschäftigten.

Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung oder Abwesenheitsmanagement?

Die „Personaleinsatzplanung“ plant Schichten im Voraus, die Zeitwirtschaft hält die tatsächlich geleistete Zeit fest; viele Produkte verbinden beides. Das „Abwesenheitsmanagement“ verwaltet Urlaub und Fehlzeiten und ist oft als Modul enthalten. „Payroll“ übernimmt die bewerteten Zeiten für die Abrechnung.