Payroll-Software: Lohn- und Gehaltsabrechnung im Überblick

Was Payroll-Lösungen leisten

Die Abrechnung ermittelt aus Stammdaten, Arbeitszeiten und Zusatzleistungen das Brutto- und Nettoentgelt, erzeugt Entgeltnachweise und stößt Zahlungen an. Hinzu kommen Meldungen an Finanzverwaltung und Sozialversicherung, Bescheinigungen sowie die Übergabe der Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung.

Die Angebote reichen von der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, die Daten für ein Steuerbüro aufbereitet, über vollständige Abrechnungssoftware bis zum ausgelagerten Service. Internationale Lösungen bündeln die Abrechnung mehrerer Länder in einer Oberfläche.

Worauf es bei Payroll-Lösungen ankommt

Fehler in der Abrechnung fallen sofort auf. Entsprechend sorgfältig sollte geprüft werden:

• Abrechnungstiefe: Vorbereitung, vollständige Abrechnung oder Service – und wer trägt die fachliche Verantwortung?
• Deutsche Besonderheiten: Abbildung von Lohnsteuer, Sozialversicherung, Tarifverträgen, Kurzarbeit, Sachbezügen und betrieblicher Altersvorsorge; laufende Pflege bei Rechtsänderungen.
• Länderabdeckung: Bei Standorten in Österreich, der Schweiz oder weiteren Ländern eigene Abrechnungslogik je Land.
• Schnittstellen: Anbindung an HR-Stammsystem, Zeitwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Steuerberatung.
• Sicherheit und Kosten: Schutz sensibler Entgeltdaten, Rollenrechte, Hosting-Standort; Preis je Abrechnung oder je Beschäftigten.

Payroll, Core HR oder Employer of Record?

„HR-Administration / Core HR“ führt die Stammdaten, auf denen die Abrechnung aufbaut. Die „Zeitwirtschaft“ liefert Stunden und Zuschläge. Ein „Employer of Record (EoR)“ geht weiter als Payroll: Er wird im Ausland selbst zum rechtlichen Arbeitgeber. Eine „HR Suite“ enthält Payroll teils als Modul, teils nur als Vorbereitung.